27 sierpnia 2025 r. Prezydent podpisał nowelizację ustawy o VAT, która otwiera drogę do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To rewolucja w fakturowaniu – wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce będą musiały wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w jednym systemie. KSeF coraz bliżej

Istotne daty

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla największych firm (sprzedaż > 200 mln zł w 2024 r.).
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców.
• Do końca 2026 r. – odroczony termin dla mikroprzedsiębiorców o bardzo niskiej sprzedaży (≤ 10 tys. zł miesięcznie).

Warto pamiętać, że nawet jeśli dana firma nie jest jeszcze objęta obowiązkiem, współpraca z dużymi podmiotami oznacza konieczność odbierania faktur przez KSeF już od początku 2026 roku.

Co zmienia się w praktyce?

• Faktury będą wystawiane wyłącznie w ujednoliconym formacie XML.
• Tradycyjne faktury papierowe i PDF będą dopuszczone tylko w wyjątkowych przypadkach.
• Faktura uznawana jest za doręczoną w momencie nadania jej numeru w systemie.
• Wprowadzono tryb offline, do 24h na przesłanie faktury do systemu.
• Nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w tytule przelewu.
• Do końca 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani za błędy popełnione w trakcie korzystania z systemu. KSeF coraz bliżej

Nadawanie uprawnień – jak przygotować firmę?

Wdrożenie KSeF oznacza konieczność formalnego nadania dostępu biurom rachunkowym, księgowym lub pracownikom. Można to zrobić na dwa sposoby: KSeF coraz bliżej

1. Elektronicznie – przez Aplikację Podatnika KSeF
   • logowanie przy użyciu Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej,
   • nadanie uprawnień w zakładce „Uprawnienia” z określeniem ich zakresu.
2. Papierowo – za pomocą formularza ZAW-FA
   • wskazanie danych podmiotu i zakresu dostępu,
   • złożenie formularza we właściwym urzędzie skarbowym.

Kto może wystawiać lub odbierać faktury w imieniu firmy?

• właściciel firmy lub osoba upoważniona do działania w jej imieniu,
• pracownik posiadający odpowiednie uprawnienia nadane w systemie,
• biuro rachunkowe

Dobre praktyki

• Nadawaj tylko niezbędne uprawnienia.
• Regularnie weryfikuj dostęp pracowników i biur rachunkowych.
• Wprowadź wewnętrzne procedury dotyczące przyznawania i odbierania uprawnień.
• Edukuj pracowników w zakresie bezpieczeństwa i odpowiedzialności.

Szansa, nie tylko obowiązek

Wdrożenie KSeF oznacza koniec papierowych faktur i tradycyjnych e-faktur PDF. To krok w stronę automatyzacji i cyfryzacji obiegu dokumentów. Dla firm to także okazja, by zmodernizować swoje procesy i zwiększyć bezpieczeństwo. KSeF coraz bliżej

Systemy Comarch ERP gotowe na KSeF

Oprogramowanie Comarch ERP już teraz wspiera przedsiębiorców w obsłudze e-faktur ustrukturyzowanych i pełnej integracji z KSeF. KSeF coraz bliżej

Co ważne, Comarch przedłużył bezpłatny okres komunikacji z KSeF:

• do 31 lipca 2026 r. dla obecnych klientów,
• do końca 2026 r. dla nowych klientów (zakup po 1 czerwca 2025 r.).

Dzięki temu firmy zyskują czas na spokojne przygotowanie się do nowego obowiązku i dostosowanie procesów księgowych. KSeF coraz bliżej

Bezpłatny webinar: „KSeF w praktyce” – przygotuj swoje biuro i Klientów na rewolucję

KSeF to jedno z najważniejszych zagadnień, z którym w najbliższych miesiącach będą musieli zmierzyć się przedsiębiorcy i biura rachunkowe. Dlatego już 8 października 2025 r. o godz. 11:00 zapraszamy na bezpłatny webinar z cyklu Akademia KSeF z Comarch, podczas którego pokażemy, jak krok po kroku przygotować się do zmian.

KSeF to coś więcej niż tylko wymóg prawny – to szansa na uporządkowanie procesów, przyspieszenie obiegu dokumentów i zwiększenie bezpieczeństwa w Twojej firmie. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu możesz wejść w 2026 rok nie tylko z pełną zgodnością, ale też z realnymi usprawnieniami w codziennej pracy. KSeF coraz bliżej

Jako partner Comarch pomożemy w doborze, wdrożeniu i integracji rozwiązań ERP, aby Twoja firma była gotowa na cyfrową przyszłość.