Nowelizacja ustawy o VAT wprowadza ważne zmiany dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Z przesunięciem obowiązkowych e-faktur na 2026 rok pojawiają się również nowe terminy i udogodnienia. Sprawdź, co to oznacza dla Twojej firmy!

Przypominamy, że Krajowy System e-Faktur to centralna baza (platforma) Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych.

Podmioty, które są zobowiązane do korzystania z KSeF

Wszystko wskazuje na to, że obowiązek przekazywania faktur do KSeF obejmie:

• przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
• podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Nowy Harmonogram Wdrożenia KSeF

Przypominamy, że zgodnie z aktualizacją, obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany stopniowo:

• 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Dodatkowo, przedsiębiorcy „wykluczeni cyfrowo” zyskają okres przejściowy do września 2026 roku. Do końca tego roku planowane jest wdrożenie trybu offline oraz możliwość wystawiania faktur konsumenckich.

Kim są przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo?

Przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo to grupa firm lub osób prowadzących działalność gospodarczą, które z różnych przyczyn mają ograniczony lub utrudniony dostęp do narzędzi cyfrowych i internetu. Mogą to być:

• Firmy na obszarach ze słabą infrastrukturą internetową – np. tereny wiejskie.
• Małe przedsiębiorstwa bez odpowiednich zasobów technologicznych – brak zaawansowanych systemów księgowych.
• Osoby starsze lub mniej biegłe technologicznie – trudności w obsłudze narzędzi cyfrowych.
• Firmy korzystające z tradycyjnych metod księgowania – papierowe faktury i ręczne prowadzenie dokumentacji.

W ramach wsparcia dla tych przedsiębiorców przewidziano:

• Tryb offline umożliwiający wystawianie faktur bez dostępu do internetu.
• Specjalną infolinię KSeF, która zostanie uruchomiona od początku 2025 roku.

Najważniejsze Zmiany i Udogodnienia

• Obniżenie kar za nieprzestrzeganie wymogów KSeF w początkowym okresie.
• Możliwość dodawania załączników do e-faktur, z ograniczeniem do jednego załącznika na fakturę.
• Odroczenie wymogów, takich jak numer KSeF na płatnościach czy fakturach z kas rejestrujących.
• Uruchomienie infolinii KSeF od początku 2025 roku dla wsparcia przedsiębiorców.

Mimo że obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, warto rozpocząć przygotowania już teraz. Oficjalne testy ministerialne KSeF są planowane na trzeci i czwarty kwartał 2025 roku, dlatego warto zakończyć przygotowania przed tą datą.

Przygotowanie Systemów ERP

Systemy Comarch ERP zostały zaprojektowane z myślą o pełnej kompatybilności z Krajowym Systemem e-Faktur już od stycznia 2022 roku. Rozwiązania ERP pozwalają na automatyczną integrację z KSeF, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą w prosty sposób wymieniać e-faktury z systemem bez konieczności ręcznego przesyłania danych czy obawy o błędy. Systemy Comarch automatycznie generują e-faktury zgodne z wymogami prawa, a także zapewniają pełną zgodność z nowymi przepisami wprowadzonymi przez Ministerstwo Finansów.

Dzięki systemowi Comarch ERP możesz:

• Automatycznie przesyłać faktury do KSeF bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
• Monitorować status faktur i otrzymywać powiadomienia o błędach lub niezgodnościach, co zapewnia pełną kontrolę nad dokumentami.
• Usprawnić cały proces fakturowania poprzez integrację z innymi systemami w firmie (np. magazynowym, sprzedażowym, księgowym), co pozwala na wymianę danych w czasie rzeczywistym.
• Zyskać wsparcie techniczne i merytoryczne od naszych ekspertów, którzy pomogą Ci w każdej chwili dostosować system do zmieniających się przepisów.

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur w systemach Comarch ERP

Obecne wersje systemów Comarch ERP posiadają szereg funkcjonalności umożliwiających komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur, w tym uwierzytelnienie czy zarządzanie e-fakturami.

Aby skorzystać z darmowej komunikacji z KSeF wystarczy odpowiednio skonfigurować system, zgodnie z informacjami udostępnionymi przy wydaniu nowej wersji na rynek systemów ERP.